V rámci procesu výber/nábor uchádzačov o zamestnanie existuje možnosť výberu viacerých právnych základov a to podľa konkrétnych účelov. Ako nastaviť prijímanie zamestnanca GDPR? Praktické rady a tipy k právnym základom.
Proces náboru a prijímanie zamestnanca GDPR?
Nastavenie právnych základov a účelov spracúvania môže mať viacero právnych základov – v závislosti od účelov spracúvania.
- Právny základ podľa článku 6 ods. 1, písm. b) GDPR (vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy). Uvedený právny základ sa spravidla používa na účel výberu vhodných uchádzačov o zamestnanie na inzerovanú pracovnú pozíciu. V danom prípade prevádzkovateľ obdrží od uchádzača o zamestnanie požadované podklady a informácie (životopis, motivačný list, priložené listy), ktoré následne preverí a následne sa rozhodne (spravidla do 7 dní), či daný uchádzač bude alebo nebude kontaktový na pracovný pohovor;
- Právny základ podľa čl. 6 ods. písm. a) GDPR (dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním osobných údajov) na účel zaradenia uchádzačov o zamestnanie do databázy a ponuky vhodného pracovného miesta. Prevádzkovateľ volí uvedený právny základ z dôvodu vedenia databázy uchádzačov, pre prípad ich budúceho oslovenia s ponukou vhodnej pracovnej pozície. V prípade voľby tohto právneho základu na daný účel musí mať prevádzkovateľ zabezpečený manažment súhlasov (napr. evidencia udelených súhlasov, evidencia odvolaných súhlasov) vrátane vhodne nastavenej retenčnej doby udelenia súhlasu na daný účel (väčšina prevádzkovateľov má nastavenú dobu udelenia súhlasu na daný účel na obdobie 1-3 roky);
Prijímanie zamestnanca GDPR – proces výber/nábor je potrebné odlíšiť od iných procesov agendy Ľudské zdroje/Personalistiky v rámci plnenia pracovno-právnych vzťahov, realizácie benefitov a vzdelávania zamestnancov, kde je potrebné podľa jednotlivých účelom stanoviť vhodné právne základy.
Výber vhodných právnych základov:
Prinášame niekoľko situácií, s ktorými sa stretávame a na ktoré sme dostali otázky, aj s odporúčaným právnym základom.
- právny základ podľa článku 6 ods. 1, písm. b) GDPR (vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy nebude aplikovateľný od nástupu do zamestnania do skončenia skúšobnej doby, nakoľko v danom prípade už došlo k uzatvoreniu pracovnej zmluvy;
- právny základ podľa čl. 6 ods. 1, písm. a) GDPR (dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním osobných údajov) – súhlas so spracovaním osobných údajov:
- na účel oslovenia zamestnankyne na materskej dovolenke (súkromné telefónne číslo, súkromný e-mail) nebude potrebný nakoľko pracovno-právny vzťah k dotknutej zamestnankyni stále trvá;
- na účel predloženia referencií/kontaktu od bývalých zamestnávateľov nebude potrebný, nakoľko uvedené predpokladá Zákonník práce;
- na účel zverejnenia fotografie v internom časopise bude vhodným právnym základom;
- na účel zverejnenia fotografie zamestnanca na produktovej fotografií bude vhodným právnym základom;
- na účel zverejnenia osobných údajov dotknutých osôb v prípade prevádzkovateľa, ktorý je zamestnávateľom v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca, miesto výkonu práce, telefónne číslo, e-mail na ods. pracovisko – ak je to potrebné pre plnenie pracovných povinností – nebude vhodným právnym základom (možnosť uplatnenia výnimky podľa § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov);
- na účel výberu vhodných uchádzačov a to zaslaním životopisu na e-mail (v takýchto prípadoch nie je potrebné zaslanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov, nakoľko právnym základom bude vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy);
V tejto časti „GDPR otázky“ sa venujeme otázkam od verejnosti, preto pripravujeme jednoduché odpovede na otázky. Pre HR oddelenia sme pripravili viacero článkov, školení, webinárov, ktoré nájdete v časti GDPR human resources. Odpovede na vaše otázky nájdete aj vo videoškoleniach na našom YouTube a v podcastoch.
Získajte konkurenčnú výhodu vďaka aktívnemu prístupu k ochrane osobných údajov.
Späť na blog 
